Śledzenie paczek, przesyłek, dostaw, ładunków i zamówień ze sklepów online

Śledzenie przesyłek i paczek z poczty krajowej

Poczta Polska umożliwia przesyłanie listów, paczek i przesyłek kurierskich. Wszystkie paczki i przesyłki kurierskie mają numery przesyłek, które umożliwiają śledzenie na bieżąco, gdzie się znajdują i na jakim etapie jest aktualnie dostawa. System śledzi nie tylko paczki transportowane przez Pocztę Polską. Można też monitorować aktualny status przesyłek np. USPS (The United States Postal Service), Royal Mail z Wielkiej Brytanii, Canada Post, Australia Post, czy tak istotną w przypadku zakupów np. na AliExpress China Post.

Jak działa śledzenie przesyłek

Gdy jesteś nadawcą paczki, lub kupujesz coś w Internecie, otrzymasz specjalny numer przesyłki umożliwiający śledzenie jej. Na górze strony znajduje się miejsce na wpisanie lub wklejenie tego numeru i po kliknięciu przycisku "Śledź" wyświetli się informacja o dacie i miejscu jej nadania oraz poszczególnych fazach transportu do miejsca docelowego. Dzięki temu, można się dowiedzieć kiedy spodziewać się kuriera z dostawą (widząc np. informację, że paczka znajduje się w lokalnym magazynie).

Przesyłki listowe

W przypadku listów, taka możliwość istnieje tylko jeżeli wybierze się opcję listu poleconego (zarejestrowanego w systemie). Zwykłe listy nie są śledzone i mogą łatwiej zaginąć.

Przesyłki paczkowe i kurierskie

Wszystkie paczki są rejestrowane i można śledzić gdzie się aktualnie znajdują. Nieważne czy robisz zakupy na AliExpress w Chinach, czy na Allegro w Polsce, czy korzystasz z usług kuriera, Poczty Polskiej, czy Paczki w Ruchu, możliwe jest precyzyjne śledzenie od momentu rejestracji przesyłki w systemie, aż do otrzymana jej przez odbiorcę.

Globalne śledzenie przesyłek

Najnowsza technologia umożliwia śledzenie (tracking) paczek i listów w każdym miejscu na świecie. Można decydować się na zakupy w innych krajach bez stresu, że nie będzie wiadomo co dzieje się z przesyłką, gdyż można monitorować każdy etap jej podróży pod wskazany przez nas adres.

Co to jest numer przesyłki

Numer przesyłki to inaczej numer listu przewozowego, wygenerowany automatycznie w momencie wprowadzenia zlecenia do systemu, np. gdy kurier odbierze paczkę i dostarczy ją do magazynu. Dzięki temu numerowi, zarówno nadawca jak i odbiorca są w stanie sprawdzić, gdzie przesyłka się w danym momencie znajduje, co jest szczególnie przydatne jeśli ważny jest czas dostarczenia. W przypadku problemów, jest on podstawą do złożenia reklamacji.

Formaty numerów śledzenia

Ponieważ każda firma ma swój własny format numeru przesyłki, można rozpoznać usługodawcę, a przewoźnikom nie mylą się przesyłki w systemie, gdyż nie ma dwóch o tym samym numerze. Pod spodem znajduje się przegląd formatów numerów śledzenia przesyłki najpopularniejszych polskich usługodawców w tej dziedzinie, a mianowicie firm: FedEx, DHL, DPD oraz Poczty Polskiej (Pocztex), a także międzynarodowych przesyłek.

FedEx

Numery przesyłek firmy Fedex to zazwyczaj ciąg 12 lub 15 cyfr, bez żadnych liter.

DHL

W przypadku DHL, numer przesyłki to 11, 12 lub 18 cyfr bez żadnych liter lub JJD i ciąg liczb, a także kombinacja 2 liter, 9 cyfr i kolejnych 2 liter, np. CY730190157DE.

DPD

Format DPD w przypadku przesyłek krajowych to 13 cyfr i 1 litera (5 zer, 8 cyfr i litera), natomiast paczki zagraniczne mają 14-cyfrowy numer.

Poczta Polska/Pocztex EMS

Pocztex (przesyłki krajowe) ma 19-cyfrowy numer, a EMS (przesyłki międzynarodowe) ma kombinację 2 liter, 9 cyfr i 2 liter.

Przesyłki międzynarodowe

Międzynarodowy numer przesyłki ma 13 znaków i jest umieszczany na międzynarodowych przesyłkach pocztowych, aby ułatwić ich identyfikację. Zważywszy na fakt, że w danym kraju istnieje wiele firm obsługujących przesyłki, stosowanie kodów krajów w celu określenia miejsca pochodzenia stało się kluczowe.

Gdzie znaleźć numer przesyłki

Nadawca

W przypadku wysyłania paczki, można znaleźć swój numer śledzenia na pokwitowaniu nadania przesyłki na poczcie lub w dokumentach przewozowych, które otrzymałeś od kuriera (jeśli wysyłałeś przedmiot za pośrednictwem prywatnej firmy przewozowej).

Odbiorca

Jeżeli czekasz na przesyłkę od osoby prywatnej (np. członka rodziny, czy osoby, która sprzedała Ci jakiś przedmiot w Internecie), poproś tę osobę o podanie Ci numeru, który znajduje się na pokwitowaniu z poczty lub liście przewozowym kuriera. W przypadku zakupów w internetowym sklepie lub na platformie sprzedażowej, możesz skorzystać z następujących sposobów:

sprawdź wiadomość e-mail z potwierdzeniem wysyłki, którą otrzymałeś od sprzedawcy internetowego;
zaloguj się na swoje konto w sklepie internetowym, przejdź do zakładki "Moje zamówienia" i przejrzyj swoje zamówienie;
sprawdź swój dowód sprzedaży (np. fakturę VAT);
jeśli otrzymałeś już przesyłkę pocztą, poszukaj kodu kreskowego na etykiecie wysyłkowej, która została na niej umieszczona (na niektórych etykietach, aby zobaczyć numer śledzenia, należy zeskanować kod kreskowy).

Jak sprawdzić status przesyłki

Jeśli posiadasz numer przesyłki, wprowadź go w polu na górze strony. W wyznaczonym miejscu wprowadź numer śledzenia, a następnie naciśnij przycisk na stronie z napisem "Śledź" . Każda paczka lub list ma swój niepowtarzalny numer, który dotyczy tylko i wyłącznie tej jednej, konkretnej przesyłki, dzięki czemu zostanie ona precyzyjnie namierzona. Dowiesz się czy paczka jest w danym momencie w magazynie, w transporcie czy już u lokalnego kuriera, który ma za zadanie ją dostarczyć.

Jakie informacje zostaną wyświetlone dzięki funkcji trackingu

Funkcja trackingu (śledzenia) przesyłki, dostarczy następujących danych: datę i godzinę przyjęcia paczki przez kuriera/punkt odbioru, datę i godzinę jej zarejestrowania w systemie, datę i godzinę odebrania paczki przez przewoźnika, datę i godzinę przekazania jej do transportu, informację o tym, że paczka ciągle jest w transporcie, datę i godzinę dostarczenia przesyłki do magazynu, datę i godzinę dostarczenia paczki do odbiorcy.

Data i godzina jej zarejestrowania

Nadawca i odbiorca maką możliwość sprawdzić kiedy paczka zostanie zeskanowana w magazynie/sortowni, do której ona trafia. Będzie to data i godzina zarejestrowania jej w systemie. Jeżeli paczka jest wysyłana daleko, taka informacja w trackingu może się pojawić kilkukrotnie, natomiast jeśli miejscowości dzieli niewielka odległość, rejestracja w systemie magazynu będzie jednokrotna, a następnie paczka zostanie przekazana kurierowi do dostawy.

Informacja o tym, że paczka ciągle jest w transporcie

Gdy przesyłka zostanie odebrana i będzie transportowana do miejsca docelowego (magazynu lub sortowni, z której zostanie wydana kurierowi do doręczenia) w statusie pojawi się informacja o tym. Z uwagi na to, że odbywa się to zazwyczaj transportem drogowym, taki status może być długo widoczny (zwłaszcza w weekendy, gdy część firm nie pracuje i przesyłka może zostać zeskanowana dopiero w dzień roboczy).

Informacja o dostarczeniu przesyłki do magazynu

W przypadku, gdy przesyłka wysyłana jest do odległego punku od miejsca nadania, przechodzi przez liczne magazyny i jest w nich skanowana i sortowana. Zostaje ona dołączona do większej partii paczek jadących w tym samym kierunku. Zatem status przesyłki może wskazywać na magazyn/sortownię kilkakrotnie ponieważ paczki, które zaadresowane są do odległych miejsc docelowych przechodzą przez wiele magazynów pomiędzy początkowym i końcowym etapem dostawy.

Informacja o dostarczenia paczki do odbiorcy

Gdy przesyłka dociera pod wskazany adres i zostaje przekazana odbiorcy, status w systemie zmienia się na "Doręczona". Może to nastąpić chwilę po dostawie, lub nawet po kilku godzinach.

Śledzenie przesyłek zagranicznych

Monitorowanie (tracking), gdzie znajduje się przesyłka zagraniczna jest niezwykle istotne, gdyż ma długą drogę do przebycia i można napotkać więcej komplikacji niż przy przesyłkach krajowych. Może też się odbywać kilkoma formami transportu (np. transportem drogowym i lotniczym). Śledzenie dostarczy Ci wszelkich informacji co aktualnie dzieje się z Twoją paczką czy listem.

Status przesyłki międzynarodowej

Możliwe jest śledzenie (tracking) przesyłek spoza granic do Polski. W przypadku problemów, można będzie odnaleźć przesyłkę lub złożyć reklamację u nadawcy, w firmie kurierskiej lub na poczcie.

Międzynarodowe śledzenie importu

Można też monitorować wysyłki paczek z Polski za granicę. Śledzenie dostarczy wszystkich informacji aż do momentu dostawy do innego kraju.

Co zrobić w przypadku podejrzeń o zagubienie przesyłki w transporcie

W przypadku, gdy został przekroczony termin dostawy i/lub podejrzewasz, że przesyłka została zagubiona w transporcie albo nie aktualizowano od dawna jej statusu, trzeba zgłosić sprawę przewoźnikowi przez jego stronę internetową (zazwyczaj jest tam formularz kontaktowy).

Obsługa klienta w przypadku utraty przesyłki

Przy wypełnianiu formularza kontaktowego do usługodawcy, należy przekazać numer śledzenia paczki, opis zawartości przesyłki, jej opakowania, itp. Po zarejestrowaniu sprawy, firma kurierska lub poczta zacznie poszukiwać zaginioną paczkę. Od momentu zarejestrowania zguby, firma zazwyczaj w przeciągu 10 dni ustosunkowuje się do sprawy. Jeżeli nie odnaleziono paczki, klient ma prawo do złożenia oficjalnej reklamacji. Reklamację powinien składać nadawca. W przypadku Poczty Polskiej, klient może złożyć reklamację po 14 dniach od momentu nadania. Jeśli usługodawcą była inna firma, można rozpocząć proces reklamacyjny dzień po upływie terminu. Maksymalny czas wniesienia zażalenia to 12 miesięcy.

FAQ

Dlaczego nie zmienił się status przesyłki?

Znacząca większość paczek i listów przewożona jest transportem drogowym. W tym czasie nie pojawiają się żadne aktualizacje, ponieważ paczki nie są skanowane. Dopiero, gdy paczka dociera do sortowni, zmienia się status, który może być aktualizowany nawet do 72 godzin. Mogą się zdarzyć opóźnienia spowodowane weekendem, gdyż większość firm tego typu pracuje w dni robocze.

Jaki jest czas doręczenia przesyłek lokalnych?

Czas dostawy będzie różny w zależności od miejsca, z którego wysyłana jest paczka, miejsca, do którego nadawana jest paczka, jej wagi i wymiarów a także sposobu wysyłki (dostawa normalna lub ekspresowa/priorytetowa). Istotny jest też fakt, czy usługodawcą jest poczta czy firma kurierska.

Jeśli wysyłka lokalna obsługiwana jest przez firmę kurierską, to czas dostawy to zazwyczaj jeden dzień roboczy. W przypadku Poczty Polskiej są 2 opcje. Przesyłka priorytetowa nadana przed godziną 15:00, powinna dotrzeć do adresata w kolejny dzień roboczy po dniu nadania. Natomiast przesyłki ekonomiczne powinny dojść do adresata w przeciągu 3 dni roboczych po dniu nadania.

Jaki jest czas dostarczenia przesyłki międzynarodowej?

Jeżeli zdecydujesz się na wysłanie przedmiotu lub listu kurierem, to taka paczka/list powinny być u adresata w przeciągu 2-5 dni roboczych. Tak wygląda sprawa w znaczącej większości wypadków, ale czas dostawy zależy od kraju doręczenia i odległości od kraju nadania. Na przykład, paczki z Polski do Irlandii Północnej może iść nawet 9 dni.

Jeśli natomiast zdecydujesz się na usługi poczty, to czas będzie zdecydowanie dłuższy. Również zależy to od odległości, ale i faktu czy na dany produkt jest cło. Czas przetrzymywania przesyłki przez urząd celny może wahać się od kilku dni do kilku miesięcy. Zależy to od kraju docelowego, zawartości paczki, firmy kurierskiej i sposobu wysyłki. Aby skrócić ten czas zawsze wysyłaj tylko przedmioty, które są zgodne z przepisami transportowymi obowiązującymi zarówno w kraju wysyłki, jak i w kraju docelowym. Jeśli wysyłasz przedmiot, który jest uważany za niebezpieczny, przestrzegaj wszystkich zasad dotyczących pakowania i dokumentacji. Poza tym, niezależnie od rodzaju przesyłki, zawsze dostarczaj firmie spedycyjnej niezbędne dokumenty i upewnij się, że są one prawidłowo wypełnione a także jak najszybciej zapłać wszelkie podatki i opłaty, aby kontrola celna przebiegła jak najszybciej.

Co zrobić w przypadku podejrzeń o zagubienie przesyłki w transporcie?

Jeżeli został przekroczony termin dostawy i/lub podejrzewasz, że przesyłka została zagubiona w transporcie albo nie aktualizowano od dawna jej statusu, trzeba zgłosić sprawę przewoźnikowi przez jego stronę internetową (formularz kontaktowy). Należy przekazać numer śledzenia paczki, opis zawartości przesyłki, jej opakowania, itp. Po zarejestrowaniu sprawy, firma kurierska lub poczta zacznie poszukiwać zaginioną paczkę. Od momentu zarejestrowania zguby, firma zazwyczaj w przeciągu 10 dni ustosunkowuje się do sprawy. Jeżeli nie odnaleziono paczki, klient ma prawo do złożenia oficjalnej reklamacji. Reklamację powinien składać nadawca. W przypadku Poczty Polskiej, klient może złożyć reklamację po 14 dniach od momentu nadania. Jeśli usługodawcą była inna firma, można rozpocząć proces reklamacyjny dzień po upływie terminu. Możesz złożyć reklamację do 12 miesięcy od momentu wystąpienia problemu.

Jakie informacje zostaną wyświetlone dzięki funkcji trackingu?

Jeśli skorzystasz z opcji śledzenia swojej przesyłki, to otrzymasz dane takie jak: datę i godzinę przyjęcia paczki przez kuriera/punkt odbioru, datę i godzinę jej zarejestrowania w systemie, datę i godzinę odebrania paczki przez przewoźnika, datę i godzinę przekazania jej do transportu, informację o tym, że paczka ciągle jest w transporcie, datę i godzinę dostarczenia przesyłki do magazynu, datę i godzinę dostarczenia paczki do odbiorcy.

Co to jest numer przesyłki?

Jest to unikalny numer, który zostaje wygenerowany po wprowadzeniu przesyłki do systemu. Dzięki niemu można śledzić paczkę lub list, a w przypadku problemów z dostarczeniem złożyć zażalenie lub reklamację. Każda firma świadcząca tego typu usługi ma swój własny format numeru, co sprawia że niemożliwe jest pomylenie paczek między przewoźnikami.

Dlaczego warto udostępnić klientom numer przesyłki i jak to zrobić?

Klienci bardzo lubią śledzić swoje zamówienia i znacząca większość twierdzi, że powiadomienie o statusie przesyłki jest dla nich bardzo istotne. Jeśli udostępni się ten numer, klient otrzymuje maila i na stronie sprzedawcy zobaczy informację o przewidywanym terminie dostawy swojego zamówienia. Będzie mógł też śledzić, gdzie przesyłka w danym momencie się znajduje. Można to zrobić, sprawdzając numer na liście przewozowym firmy kurierskiej lub pokwitowaniu wysyłki z poczty.